Mit dem integrierten Newsletter-System haben Sie die Möglichkeit E-Mail Newsletter an Ihre Mitglieder und andere Gruppen zu versenden. Die folgenden Funktionen stehen Ihnen und Ihren Website-Besuchern zur Verfügung:
Damit Sie immer genau wissen von was wir hier schreiben, möchten wir hier die Begriffe kurz definieren:
Empfänger = Die einzelnen E-Mail Adressen in einer Verteilerliste
Gruppen = Verteilerlisten wie z.B. Standard, Laufgruppe, Frauengruppe usw.
Mailings = Das sind die E-Mail Newsletter, die Sie verschicken
Blacklist = E-Mail Adressen, die gesperrt sind und keine Mailings bekommen sollen
Die Besucher Ihrer Website können sich in Ihren Newsletter eintragen, indem sie Ihre E-Mail Adresse in das dafür vorgesehene Feld eingeben und auf den Button "Newsletter anmelden" klicken. Als Standard finden Sie bzw. Ihre Besucher der Website dieses Eintrag-Formular im Footer (Fussbereich) Ihrer Website. Mehr über die Platzierung des Formulars an anderer Stelle und mit anderen Feldern und Gruppen finden Sie im Bereich "Erweitere Eintrag-Formulare".
Nachdem sich ein User mit seiner E-Mail Adresse eingetragen hat, muss er diese Anmeldung am Newsletter-System noch einmal bestätigen. Dieses sog. Double-Opt-In Verfahren ist von der Gesetzgebung gefordert und muss eingehalten werden. Dafür bekommt der User nach der Eintragung eine kurze Nachricht angezeigt, dass er eine E-Mail mit einem Bestätigungs-Link an die eingetragene E-Mail Adresse bekommen hat. Erst wenn der User diesen Link anklickt und damit bestätigt, dass er den Newsletter empfangen möchte, wird seine E-Mail Adresse tatsächlich in die Verteilergruppe "Standard" eingetragen.
Möchte ein User seine E-Mail Adresse vom Empfang des Newsletters wieder abmelden, kann er dies genauso über das Formular machen, indem er dort seine E-Mail Adresse eingibt und auf "Newsletter abmelden" klickt.
Das Eintrag Formular muss nicht unbedingt im Footer Ihrer Website erscheinen. Auf Wunsch können wir das Formular an fast jede beliebige Stelle Ihrer Website integrieren. Darüber hinaus besteht die Möglichkeit, das Sie bei der Eintragung der E-Mail Adressen noch weitere Informationen wie z.B. Name, Vorname, Ist Mitglied oder Andere abfragen. Beachten Sie aber, dass erfahrungsgemäß die Hemmschwelle die E-Mail Adresse in einen Newsletter einzutragen mit jedem Feld höher wird. Unsere Empfehlung ist lediglich die E-Mail Adresse abzufragen. Wenn Sie möchten können die Funktionen Anmelden und Abmelden auch getrennt auf unterschiedlichen Seiten eingebunden werden. Bitte sprechen Sie uns einfach an, wenn Sie besondere Wünsche für die An- und Abmelde-Formulare haben.
Zur Grundinstallation Ihres Newsletter-Systems gehört eine Gruppe mit dem Namen "Standard". In diese werden alle neuen E-Mail Adressen eingetragen. Über den Navigationspunkt "Gruppen" haben Sie die Möglichkeit neue Gruppen zu erstellen, Empfänger den Gruppen zu zuordnen oder Empfänger auf die Blacklist zu setzen.
In Ihrem KWS finden Sie unter dem Menüpunkt "Newsletter" den Unterpunkt "Gruppen". Klicken Sie auf diesen Menüpunkt, wird Ihnen die Liste der Gruppen angezeigt. Sie sehen dort den Gruppennamen und dahinter in Klammer gesetzt die Anzahl der aktiven E-Mail Empfänger dieser Gruppe.
Eine neue Gruppe erstellen Sie, indem Sie auf den Button "Neue Gruppe" rechts oben klicken. Vergeben Sie für diese Gruppe einen Namen wie z.B. Laufgruppe oder Outdoor und klicken dann auf "speichern".
Mit einem Klick auf das Icon "Löschen" 
können Sie eine Verteilergruppe löschen. Die dort befindlichen E-Mail Adressen werden nicht gelöscht und bleiben erhalten.
E-Mail Adressen in einer Gruppe:
Wenn Sie auf das Icon "Empfänger" 
einer Gruppe klicken, werden Ihnen die E-Mail Adresse angezeigt, die in dieser Gruppe gespeichert sind.
Mit einem Klick auf das Icon "Löschen" können Sie einen Empfänger löschen.
Mit einem Klick auf das Icon "Bearbeiten" 
können Sie die Daten dieses Datensatzes bearbeiten. Das sind die E-Mail Adresse und die Gruppenzugehörigkeit.
Mit einem Klick auf das Icon "Blacklist" 
legen Sie fest, dass diese E-Mail Adresse auf die Blacklist gesetzt wird und keinen Newsletter mehr empfangen kann.
Unter dem Menüpunkt "Empfänger verwalten" können Sie E-Mail Adressen erfassen, bearbeiten und auch wieder löschen, sowie Gruppen zuordnen.
Klicken Sie auf "Empfänger" in der Newsletter-Navigation, werden Ihnen die ersten 100 Adressen der Empfängerliste angezeigt. Um weitere Adressen zu sehen, haben Sie die Möglichkeit über die Seiten-Navigation am unteren Ende der Liste diese weiter zu blättern.
Mit einem Klick auf das Icon "Löschen" können Sie einen Empfänger bzw. dessen E-Mail Adresse löschen. Zur Sicherheit werden Sie aber vom System noch einmal gefragt, ob Sie diese E-Mail Adresse wirklich aus dem System löschen möchten. Bestätigen Sie diese Frage mit ja, wird die Adresse gelöscht.
Mit einem Klick auf das Icon "Bearbeiten" können Sie diese Adresse bearbeiten
Mit einem Klick auf das Icon "Blacklist" legen Sie fest, dass diese E-Mail Adresse auf die Blacklist gesetzt wird und keinen Newsletter mehr empfangen kann.
Möchten Sie eine neue Adresse hinzufügen, klicken Sie bitte auf den Button "Neuer Empfänger"
Im darauffolgenden Eingabeformular haben Sie die Möglichkeit die E-Mail Adresse sowie weitere Angaben wie Anrede, Name, Vorname, Mobilfunknummer zu erfassen. Für den Versand des Newsletters ist aber lediglich die E-Mail Adresse nötig.
Hier können Sie den Empfänger auch in die Gruppe einteilen über die der Empfänger seinen Newsletter bekommen soll.
Mit der Checkbox (Häkchen unter der Gruppe) bestätigen Sie, dass Sie berechtigt sind die Adresse dort einzutragen. Aus Gründen des Datenschutzes brauchen Sie die schriftliche Erlaubnis des E-Mail Inhabers das Sie seine E-Mail Adresse eintragen.
TIPP: Wenn Sie diese schriftliche Erlaubnis nicht haben, dann tragen Sie doch die E-Mail Adresse einfach über Ihre Website in den Newsletter ein. Das hat zur Folge, dass der Inhaber die Double-Opt-In Bestätigungs-Mail bekommt mit dem Link zur Bestätigung. Wenn er diesen nicht anklickt, bekommt er auch keinen Newsletter.
Da es beim Import von Empfängerlisten immer wieder zu Schwierigkeiten (Dateiformate, Spaltennamen, Spaltenformate, Status der zu importierenden E-Mail Adressen, was passiert wenn Daten überschrieben werden usw.) kommt, bieten wir Ihnen für diese Funktion unsere Unterstützung an. Bitte schicken Sie uns einfach Ihre Liste in Form einer Excel oder CSV Datei. Geben Sie uns bitte Informationen, wenn z.B. eine bestehende Liste überschrieben werden soll. Den Rest erledigen wir für Sie. Sie können sicher sein, dass Ihre Empfängerliste dort landet wo sie hingehört und dass die Liste die richtigen Empfänger für Ihren nächsten Newsletter hat.
In die Blacklist werden Adressen eingetragen, die keinen Newsletter empfangen dürfen/sollen. Aus Gründen der Rechtssicherheit (Schutz vor Abmahnungen) können Sie eine einmal auf der Blacklist stehende E-Mail Adresse nicht einfach wieder zurücksetzten. Sollte doch mal eine E-Mail Adresse versehentlich auf der Blacklist landen, wenden Sie sich bitte an unseren Support, wir helfen Ihnen gerne weiter.
Das Newsletter-System baut auf dem News-System auf. Das bedeutet, dass Sie im News-Bereich Inhalte erstellen und dabei entscheiden wo der neue News-Beitrag erscheinen soll. Neben den Optionen Website, Club-App und Facebook haben Sie auch die Möglichkeit den neuen News-Beitrag für den Newsletter zu erstellen.
Um den News Beitrag auch für den Newsletter zu erstellen, gehen Sie wie folgt vor:
Klicken Sie in der Navigation auf "News" und dort auf "Alle News". In der Mitte werden Ihnen nun alle News Beiträge angezeigt. Wählen Sie nun im Bereich "News hinzufügen" die Option "Newsletter", wenn Sie nur einen Newsletter Beitrag erstellen möchten oder weitere Optionen je nach Ihren Wünschen. Klicken Sie dann auf "weiter".
Je nach Auswahl bekommen Sie als nächstes ein Formular angezeigt, in dem Sie die Texte und Bilder eintragen können, um Ihren News Beitrag zu erstellen.
Die Arbeitsschritte erkennen Sie an den Überschriften.
Beispiel bei Auswahl aller Optionen:
Beispiel bei Auswahl von "Website" und "Newsletter" als Option:
Beispiel bei Auswahl von nur "Newsletter" als Option:
Wenn Sie mehr als eine Option (also in unserem Beispiel alle Optionen) ausgewählt haben, ist der erste Arbeitsschritt immer der "Allgemeine News Infos". Das bietet den Vorteil, dass sie den Text für Ihren Beitrag nur einmal eingeben müssen und alle weitern Arbeitsschritte diesen übernehmen. Sie können die Texte bei den folgenden Arbeitsschritten jederzeit auch noch einmal überarbeiten.
Der Hintergrund dafür ist ganz einfach. Vielleicht möchten Sie einen Beitrag auf Facebook etwas "lockerer" schreiben als auf der Website. Oder Sie schreiben Facebook Beiträge grundsätzlich in der "Du" Form und auf der Website in der "Sie" Form. Daher bietet Ihnen das System in der Abarbeitung der einzelnen Arbeitsschritte noch einmal die Möglichkeit, die Texte zu verändern. Wenn Sie das nicht möchten, brauchen Sie auf den einzelnen Arbeitsschritten nur die Bilder auswählen und vielleicht noch ein paar kleine Einstellungen vornehmen und am Ende speichern. Schon ist der Beitrag in Facebook, auf der Website und in der Club App veröffentlicht.
Der Beitrag für den Newsletter stellt eine kleine Besonderheit da. Dieser wird nicht sofort als Newsletter verschickt. Der Hintergrund ist der, dass ja ein Newsletter selten nur aus einem Beitrag besteht, und dass für den Newsletter noch Parameter wie z.B. ein Betreff, eine Anrede, ein Headerbild und auch die Empfängergruppe ausgewählt werden müssen. Jetzt erstellen wir erst mal einen Beitrag für den Newsletter und wählen in unserem Beispiel nur die Option "Newsletter". Die restlichen Parameter lernen Sie weiter unten bei dem Kapitel "Mailing erstellen" kennen.
Eingabeformular (Arbeitsschritt) Newsletter
Das Formular besteht aus den folgenden 4 Eingabefeldern, die wir hier näher beschreiben:
Bild: Laden Sie hier ein Bild hoch für diesen Beitrag. Die optimale Breite für das Bild ist 300px. Die Höhe ergibt sich zwangsläufig, wenn Sie das Bild auf 300px Breite verkleinern. Warum diese Vorgabe? Sie möchte ja, dass Ihr Newsletter gut aussieht und da sollten die Bilder der Beiträge eben in der vorgegebenen Größe bereit stehen; ein weiterer wichtiger Aspekt ist die Dateigröße des Bildes. Moderne Kameras machen sehr gute Bilder, leider aber auch sehr große Bilder, was die Dateigröße angeht. Das ist für die Verwendung im Internet und im Newsletter zu viel und daher empfehlen wir dringend die Bilder vorher auf eine vernünftige Größe (hier in dem Beispiel Newsletter auf 300px Breite) zu bearbeiten.
Wenn Sie nicht wissen, wie das geht, wenden Sie sich bitte an unseren Support, wir helfen Ihnen gerne dabei.
Hinweis: Wenn Sie Inhalte/Beiträge aus unserem Content-Liefer-Service verwenden, brauchen Sie sich über die Bildgröße Dateigröße keine Gedanken machen. Das haben wir bereits alles für Sie optimiert.
Titel: Vergeben Sie für den Beitrag einen aussagekräftigen Titel wie z.B. "Projekt Lieblingsjeans startet am xx.xx.xxxx". Der Titel dient dazu, dass Sie den Beitrag später einfach wieder finden, dieser wird auch im Newsletter als Überschrift bzw. im Inhaltsverzeichnis verwendet.
Teaser Text: Der Teaser Text erscheint im Newsletter als sog. "Anfütter-Text" und soll den Leser dazu motivieren, auf "weiter lesen" zu klicken. Macht der User das, wird er vom Newsletter aus seinem Posteingang direkt auf Ihre Website zu diesem Beitrag geleitet. Der Teaser Text darf max. 300 Zeichen lang sein. Die Formatierungs-Möglichkeiten sind hier etwas eingeschränkt, weil es z.B. keinen Sinn macht, hier ein Bild zu integrieren.
Inhalt: Der Inhalt ist der Text, den der User dann auf Ihrer Website angezeigt bekommt. Der Umfang und die Formatierungs-Möglichkeiten sind hier nicht eingeschränkt.
TIPP: Auch im Newsletter können Sie im Inhaltsfeld mit dem Vorlagen-System arbeiten, um immer ein Layout zu schaffen, dass zu Ihrem Webauftritt passt. Wie Sie mit dem Vorlagen-System arbeiten, erfahren Sie im Hilfe-Beitrag "Vorlagen".
Wenn Sie am Ende auf "Fertig" klicken, ist Ihr Newsletter Beitrag erstellt und Sie können diesen in Ihrem nächsten Mailing verwenden.
So sieht das Eingabeformular für die Option "Newsletter" aus:
Wenn Sie ein Mailing versenden möchten und Ihre Beiträge dafür erstellt haben, lernen Sie hier wie Sie dies mit ein paar einfachen Arbeitsschritten erledigen können.
Erstellen Sie Ihr Mailing, indem Sie in der Navigation erst auf "Newsletter", dann auf "Mailings" klicken. In der Mitte wird Ihnen die Übersicht Ihrer bisherigen Mailings angezeigt. Klicken Sie rechts oben auf "Neues Mailing".
Im nun erscheinenden Formular können Sie Ihr neues Mailing zusammenstellen und direkt von hier versenden. Das Formular besteht aus drei Bereichen: Beiträge, Inhalt und Einstellungen/Versand - siehe folgendes Schaubild.
Titel: Vergeben Sie einen Titel für Ihr neues Mailing. Dieser Titel dient dazu, dass Sie das Mailing später in der Liste aller Mailings wiederfinden, wird aber im Mailing beim Empfänger nicht angezeigt.
Header Bild: Dieses Bild wird im Newsletter oberhalb der Beiträge als erstes angezeigt. Daher empfehlen wir an dieser Stelle ein gutes emotionales Bild zu verwenden, das entweder zum gesamten Newsletter oder zu dem Hauptthema des Newsletters passt. Die optimale Größe dieses Bildes ist 640px Breite. Wie bereits oben bei der Erstellung von News-Beiträgen beschrieben, gilt auch hier das Prinzip kleine Dateigrößen zu erreichen und die Breite des Bildes auf 640px zu optimieren.
Betreff: Das ist der Betreff, den der Empfänger in seinem E-Mail Programm angezeigt bekommt. Dieser muss aussagekräftig, aber auch emotional sein, da der Leser oft in wenigen Sekunden über diesen Betreff entscheidet, ob er den Newsletter öffnet und liest oder nicht beachtet.
Inhaltsverzeichnis verwenden: Über diese Checkbox können Sie festlegen, ob in dem Newsletter ein Inhaltsverzeichnis Ihrer Beiträge angezeigt wird oder nicht.
Das Inhaltsverzeichnis steht oberhalb Ihrer Beiträge rechts neben dem Begrüßungstext. Wir empfehlen die Verwendung eines Inhaltsverzeichnisses. Viele User möchten schnell und auf einen kurzen Blick erkennen, um was es in einem Newsletter geht und ob es sich für sie lohnt weiterzulesen. Dafür ist ein Inhaltsverzeichnis optimal.
TIPP: Verwenden Sie nicht zu viele Beiträge in einem Newsletter. Das Interesse an einem Beitrag sinkt bei den Lesern je mehr Beiträge "zu lesen" sind und je weiter unten die Beiträge angezeigt werden. Wir empfehlen grundsätzlich nicht mehr als 3 Beiträge für einen Newsletter zu verwenden.
Anrede: In dieser Zeile können Sie eine kurze Anrede wie z.B. "Liebes Mitglied" oder "Liebe Fit News Abonnenten" eingeben. Die Anrede steht über dem Begrüßungstext.
Text vor den News: Mit diesem Begrüßungstext haben Sie die Möglichkeit den Beiträgen einen kurzen allgemeinen Text voranzustellen.
Nachrichten/Inhalte: Das ist das Feld, in dem Ihre Beiträge eingefügt werden. Sie haben die Beiträge ja bereits vorher unter News erstellt. So ein Newsletter Beitrag soll ja ansprechend aussehen und damit diese immer gleich aussehen, haben wir die Formatierung und Gestaltung für Sie schon erledigt. Die Beiträge finden Sie in der Box rechts oben (roter Rahmen im Schaubild). Dort sehen Sie die Titel der Beiträge, das Erstellungsdatum und in der Spalte "Verwendet", ob Sie diesen Beitrag bereits in einem Newsletter verwendet haben.
Mit dem Stift-Icon rechts neben jedem Beitrag können Sie diesen in den Newsletter übernehmen. Mit einem Klick auf den Stift kopiert das System den Beitrag in das Feld "Nachrichten/Inhalte". Dabei werden Überschrift, Bild und Text optimal angeordnet. Sie brauchen nichts weiter formatieren. Das können Sie mit weiteren Beiträgen wiederholen, die dann untereinander in das Feld kopiert werden.
Tipp: Überlegen Sie sich vorher welche Reihenfolge Ihre Beiträge haben sollen. Das Feld Inhalt, wie auch das Inhaltsverzeichnis wird in der Reihenfolge generiert, wie Sie die Beiträge hier anklicken.
Text nach den News: Mit diesem Feld haben Sie noch die Möglichkeit einen abschließenden Text für Ihren Newsletter zu erstellen. Vielleicht wünschen Sie Ihren Empfängern noch schöne Sommerferien, verbunden mit der Einladung am nächsten Event teilzunehmen.
Gruppe: Mit dieser Auswahlliste entscheiden Sie welche Empfänger-Gruppe diesen Newsletter erhalten soll.
Versanddatum: Mit dieser Einstellung legen Sie fest wann der Newsletter verschickt werden soll. Wir haben hier als Voreinstellung 30 Minuten in der Zukunft gewählt. Sie können hier aber frei entscheiden und bis zu max. einem Jahr in die Zukunft auswählen, wann der Newsletter verschickt werden soll.
Button Vorschau: Mit einem Klick auf den Button "Vorschau" zeigen wir Ihnen an, wie Ihr Newsletter aussehen wird. (Achtung hier ist der Newsletter noch nicht gespeichert)
Button Vorschau-Email: Klicken Sie auf den Button "Vorschau Email", fordert das System Sie auf eine E-Mail Adresse einzugeben, an die dann der Newsletter als Probe-Newsletter geschickt wird. Geben Sie hier Ihre E-Mail Adresse ein und klicken Sie auf "Vorschau E-Mail senden".
Button Speichern: Klicken Sie auf den Button "Speichern", wenn Sie Ihr Mailing später weiter bearbeiten möchten.
Speichern & Senden: Mit diesem Button schließen Sie die Arbeit an diesem Mailing ab, speichern und versenden es zugleich zu dem im Feld "Versanddatum" angegebenen Datum und Uhrzeit.
Sie können Mailings zeitversetzt versenden, indem Sie im Feld Versanddatum ein Datum und eine Uhrzeit eingeben. Mehr zur Erstellung und Versand eines Mailings finden Sie im Punkt "Mailing erstellen, bearbeiten und versenden"
In der Hauptnavigation "Statistiken" finden Sie einen Menüpunkt "Newsletter". Dort können Sie über die Auswahlliste Statistiken über alle bereits versendeten Newsletter abrufen. Nach Auswahl des Newsletters werden Ihnen die Werte für Versanddatum, Zugestellte E-Mails, geöffnete E-Mails, geklickte Links angezeigt.
Natürlich haben wir den Newsletter mit Ihren Pflichtangaben für Impressum und Datenschutz erstellt. Das System verwendet die Angaben wie auf der Impressums-Seite und Datenschutz-Seite Ihres KWS-Systems. Auch den vom Gesetzgeber geforderten Abmelde-Link und Hinweis haben wir in den Newsletter integriert.